Como seria uma reunião assíncrona?

Artigo elaborado por Martin Restrepo. Saiba mais sobre o autor em:  (https://www.linkedin.com/in/mrestrepo/)

 

A pandemia global acelerou a adoção de novas tecnologias de comunicação e, também, novos desafios. Reuniões consecutivas que muitas vezes não precisam acontecer, discussões superficiais com participantes sem tempo para expressar suas opiniões e contribuições ou ideações apressadas onde os mais extrovertidos ocupam a conversa, além de equipes em diversos fusos horários com dificuldades para se encontrar.

Como poderíamos fazer mais significativa a troca de conhecimento? Como conectar tecnologias com metodologias inovadoras de facilitação e aprendizagem remota, para evoluirmos a um novo conceito? Como seria uma semana ideal de trabalho?

Eis aqui que nasce o Async, uma metodologia para reuniões assíncronas que permite que as organizações criem conversas significativas com equipes, colaboradores, cidadãos e clientes usando vídeo, áudio, boards interativos e canais de conversação que ativam a inteligência coletiva e maneiras mais inteligentes de trabalhar.

Async é o próximo passo no trabalho remoto

As reuniões assíncronas são também uma forma de combater a fadiga do Zoom, mantendo as conversas humanas e incentivando as pessoas a criar e colaborar juntas. Usando a flexibilidade das ferramentas digitais e do trabalho remoto para reduzir a perda de tempo em reuniões, permitindo que as pessoas encontrem o tempo e contexto certo para participar.

Como seria um brainstorming assíncrono?

Sprint 1: você gostaria de receber ideias da sua equipe para um novo projeto, mas as agendas estão lotadas, os fusos horários são variados, pois a sua equipe esta distribuída… então, em vez de marcar uma reunião, você envia um email com um vídeo de 1 minuto, onde você apresenta o contexto do novo projeto e pede para a sua equipe replicar com ideias – em vídeo ou audio – nas próximas 72 horas. Cada pessoa, então, deve marcar com ela mesma uma micro-reunião de até 20 minutos, no momento em que se senta mais criativa e disposta para cumprir essa tarefa, criando também um post-it em um whiteboard digital, o momento é de divergência então todas as ideias são válidas. Uma pessoa também da equipe, que foi designada como a clusterizadora da sprint, terá que marcar um bloco de 40 minutos com ela mesma, para organizar todas as contribuições em categorias e propor um primeiro modelo que as sistematize.

Sprint 2: as ideias, que já se encontram clusterizadas precisam ser priorizadas, então, você pede para a sua equipe uma nova missão: nas próximas 48 horas eles devem votar pelas 3 ideias que mais gostaram. Você pede para que não votem pelas próprias ideias e, com isto, ativa a inteligência coletiva e envia um link a uma ferramenta interativa que, em até 10 minutos permite a cada um realizar esta tarefa. O resultado é, uma seleção de ideias com maior potencial.

Claro que isto é apenas um exemplo, mas veja que para cada intenção de reunião, poderia ser criada uma jornada assíncrona, que permita a cada participante interagir e usar ferramentas disponíveis hoje. Extrovertidos e introvertidos participando!

Você já calculou o custo de uma reunião?

No cenário tradicional, você teria convidado para uma reunião de, no mínimo, 2 horas, para pedir as seus 10 colaboradores criar ideias, clusterizar e fazer a votação. Pensemos que o custo médio de hora de cada um dos seus colaboradores fosse 20 dólares, então o custo dessa reunião seria de 400 dólares ou 1200 minutos alocados. No cenário assíncrono cada colaborador dedicou apenas 30 minutos para dar suas ideias, replicar as ideias dos outros e priorizar, o que daria um custo de 100 dólares ou 300 minutos alocados, gerando uma economia de tempo e recursos muito significativa, trazendo flexibilidade de tempo, horário e permitindo ao colaborador encontrar o momento em que se sente mais criativo e disposto para desenvolver a tarefa.

No seguinte link, a calculadora de reunião da HBR lhe ajuda a calcular o custo das suas reuniões:

Flexibilidade e balanço vida/trabalho

Uma Pesquisa da Workana mostra que 84,2% dos líderes entrevistados pretendem continuar com o trabalho remoto. 28,6% dos entrevistados quer flexibilidade de horários para assegurar o equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho.

 

Para retomar as coisas que perdemos quando passamos tempo no escritório, mas também para abandonar as antigas estruturas e práticas que não nos servem mais. Agora é o nosso momento de criar um futuro de trabalho que seja inclusivo, flexível e arraigado na conexão e no engajamento.

 

Seja #asyncfirst

Conscientes das mudanças que as formas de trabalho precisam experimentar, estamos promovendo um movimento de líderes, entusiastas, desenvolvedores para refletir sobre o futuro do trabalho e como ativar a colaboração e engajamento com tecnologias e metodologias assíncronas. Estamos chamando este movimento de #asyncfirst e você pode participar seguindo a hashtag e experimentando com a sua equipe. Neste outro artigo apresentamos em detalhe este movimento e como participar. E, sempre, você pode começar já.

Como começar?

1. Antes de marcar uma reunião sincrónica, avalie a necessidade, conteúdo e intenção dessa reunião e reflita: preciso mesmo marcar mais uma reunião? Poderia reemplazar substituir essa reunião por algum canal de conversa, whiteboard, ferramenta de tomada de decisões ou chat?
2. Inicie uma conversa assíncrona, uma tecnologia que estamos integrando na Editacuja para os pilotos com clientes se chama timz.flowers que permite criar salas de reunião onde os participantes contribuem com vídeos curtos e vão se formando fios de conversa.
3. Mesmo no assíncrono, é importante criar uma rotina: recomende aos seus colaboradores marcar nas suas agendas blocos exclusivos para trabalho assíncrono que possam ser usados para atualizar seus canais de conversa, chats e uso de ferramentas de colaboração.
4. Promova a linguagem natural, vídeo e audio muitas vezes são mais acolhedores do que o texto.
5. Mesmo, que você decida marcar um encontro síncrono, comece assíncrono, ative a sua equipe, engaje-a com conversas significativas. Também aproveite o potencial do assíncrono depois de reuniões, para ganhar profundidade nas conversas.
6. Teste diversas linguagens e seja flexível: nem todo mundo adota novos comportamentos e tecnologias da noite para o dia. Promova inclusão digital e apoio entre pares para que ninguém fique para trás.
7. Reflita, capture o feedback dos seus colegas, experimente e se adapte e, principalmente, não ocupe o tempo poupado em reuniões para marcar novas reuniões. Tire tempo para você, para o ócio, para a sua saúde mental, desacelere.

Se você quer saber mais sobre reuniões e trabalho assíncrono, conheça o trabalho da Editacuja e convide sua equipe para fazer um piloto com a gente.

Siga também a #asyncfirst e conheça mais sobre o movimento.